Produktivitätskiller #1 – schlechtes Planen. How to: Zeitmanagement für Anfänger

Meine Wochen waren komplett „verplant“. Ich hatte keine Minute um durchzuatmen. Arbeit, Arbeit, Networking, Training, Arbeit, Meetings und irgendwo dazwischen Freunde und Familie. Klingt als wäre ich als Selbstständige noch vor Gründung schon voll durchgestartet? Äh nein. Haha I wish. Ich hatte zwar am Ende des Tages keine Stunden übrig, aber das Endergebnis war selten bis nie komplett. Meine Produktivität litt unter meinem nicht existenten Zeitmanagement. Am liebsten hätte ich irgendwann meinen analogen Kalender, mein Macbook mit Kalender und mein iPhone samt Kalender und Wunderlist aus dem Fenster geschmissen.

Doch dann die letzte Lösung: Ein Workshop für Zeitmanagement. GEIL! 2 Tage und ich hab einiges gelernt, wiederholt und letzten Endes auch endlich umgesetzt. Vieles wusste ich schon, aber es war super diese Punkte noch einmal zu hören. So leicht werd ich sie nicht mehr aus den noch übrigen Gehirnzellen verbannen können.

Zeitmanagement ist aber nicht nur ein Thema der selbstständigen Menschen unter uns, sondern betrifft ebenso Studenten, Angestellte und Schüler. Deshalb habe ich mir ein paar Minuten Zeit genommen, um einen inhaltlich informativen Beitrag, für all die hilflosen Menschen wie mich da draußen, vorzubereiten und mir Mühe gegeben, es visuell nicht ganz so fad wie eine Uhrenstatistik aussehen zu lassen.

Viele Zeitprobleme entstehen, wenn und weil wir zu viele Rollen gleichzeitig erfüllen wollen/ sollen/ müssen.

 

 

Zuerst einmal. Nimm dich selbst ernst. Du bist wichtig.

Du bist genau so wichtig wie dein bester Kunde, deine coolste Lehrerin, dein wichtigstes und schwierigstes Lehrfach und wie dein Chef! (ich denke hiermit hab ich dann fast alles abgedeckt, aber Essen ist noch immer wichtiger sorrrrrry bro)

 

Nein zu anderen sagen, bedeutet Ja zu mir selbst.

 

Das war EINES meiner Probleme. Nach einer persönlichen Analyse wurde ich mit dem Oktopus-Syndrom diagnostiziert (dieses Syndrom gibt’s nicht wirklich).  Wieso? Weil ich zu allem JA sage und letzten Endes 10 Dinge gleichzeitig machen möchte, ohne mich auf eines davon fokussieren zu können oder noch Zeit für mich zu haben. Multitasking? Dein Feind!

 

Der Workshop begann mit einer Ausarbeitung unserer Vision. Vi was?!

V – i – s – i – o -n.

Die Vision, welche wir für unser zukünftiges Leben haben. Kurzfristig oder langfristig, egal. Je weiter sie ging, desto besser. Zuerst haben wir mit einer Mindmap einige Eigenschaften und Goals niedergeschrieben (so nennt man das ja mittlerweile), um  zu erkennen was uns wichtig ist und wohin wir möchten.

Die letzte Aufgabe bestand darin, ähnlich wie bei der Meditation, sich in diese Vision hineinzudenken, nur darauf zu fokussieren und wie einen Film im Kopf abspielen zu lassen. Mindestens 10 Minuten musste er dauern, ansonsten waren die emotionalen Beweggründe nicht stark genug und die Vision würde vermutlich nie erreicht werden. Das war für mich persönlich schon ein guter Einstieg. Einfach nur, um mir klar darüber zu werden wo, wie und mit wem ich mich wann sehe. Schade nur, dass mein „Film“ keine Nennung im Forbes Mag 30 unter 30 beinhaltete.

 

Was hat das mit Zeitmanagement zu tun? Jap, das hab ich mich auch gefragt. ABER es gab nun eine Version, welche ich auch niedergeschrieben habe. Die Frage war: Wie erreiche ich die? Ich musste beginnen verkehrt zu denken. Von meinem Ziel zur aktuellen Ausgangsituation. Alles in Babysteps. Durch das Herunterbrechen der Vision wurde mir erst bewusst, was alles noch kommt und bevorsteht. Schon alleine um das bewältigen zu können, muss ich meine Zeit gekonnt und bewusst einteilen und wissen wofür ich Prioritäten einräume und was eigentlich voll egal ist. Macht Sinn. Irgendwie.

 

  

 

ABC- Analyse

Nein Sagen bringt 50% Zeitersparnis

Keep the Balance und nicht die Belastung!

Was mir nicht klar war: Wann entscheide ich mich für Ja und wann für Nein?

 

Zeitverwendung üblich

65%  Kleinkram

20% Dringende Sachen

15%  Wichtiges

Ich musste lachen. Entsprach den Tatsachen.

Wie es sein sollte

65% Wichtiges

20% Dringende Sachen

15% Kleinkram

Prioritäten 

Priorisiere Personen (dienen lediglich als Beispiel):

1. Ich (DU DU DU kommst immer an erster Stelle)

2. Kind, Ehemann, Schwestern, Brüder, Freund, etc.

3. Mutter, Vater, ..

4. Beste Freundin, Bester Freund 

5. Hund vom Nachbarn

Doch was passiert wenn Sarah, die Bekannte von der Anna, welche ich auf der Party vom Martin und damals mit Dominik kennengelernt habe plötzlich Hilfe beim Siedeln braucht? Nö, ich hab schon was vor. Selbst, wenn das nicht der Fall ist, dann finde ich definitiv wichtigeres als das. Sei es Zeit mit Mama oder meiner Bester Freundin zu verbringen. Sarah soll bitte jemanden anrufen der ihr näher steht (aber auf die Einweihungsparty komme ich gerne).

 

 

Dringende Sachen und Kleinkram kann man easy peasy delegieren. Also verteilen. Grad so im Stress und kein Essen zuhause? Liebe Mitbewohnerin, Mama, Frau Nachbarin, etc… könntest du mir bitte vom Hofer ein Sackerl Kartoffel mitnehmen. Das deppade Packerl bei der Post? Ich glaube bei Martina hab ich noch was gut. Etc.

 

 Die 5 Lebenshüte

Meist übernimmt man im Leben mehr als eine Rolle. Die Rolle der Tochter, der Lebensgefährtin, der Mutter, der Studentin, der Unternehmerin, der Professorin, der Sportlerin… ach es gibt unendlich viele Rollen. Jede davon hat ihren eigenenHut“ und jeder davon wiederum beinhaltet eigene wichtige, dringende und unwichtige Dinge.

 

 

Alles mit einem Ziel ist bereits ein Hut, so sind die 5 verfügbaren schnell belegt.

Als Beispiel:

1. Familie 2. Selbstständigkeit 3. Sport 4. Freunde und 5. Ehrenamtliche Mitarbeit

Da ist noch keine Weiterbildung in anderen Bereichen, Reisen oder Netzwerken dabei. Damit man die wirklich wichtigen Dinge hierfür auswählt sei es für eigene Leben oder die Unternehmensziele ist ein ständiger Überprüfungsprozess notwendig.

Die Kunst dabei? Nie mehr als 5 Hüte Gleichzeitig bedienen: Mehr können nicht kontrolliert und im Auge behalten werden.

Die 60-40- Methode 

 

60% der Zeit fix verplanen

 die Zeit so verplanen, dass es mir auch gut geht

& die wichtigen Dinge erledigt sind.

Termine gehören SOFORT eingetragen.

40% als Pufferzeit

zB.: Keine Beispiele. Ich brauche sie. Wir alle brauchen sie. Wir wissen es genau.

 

Zeitmanagement Monatscheck

 

Was ist gut gelaufen, was habe ich in der geplanten Zeit erreicht, was ist unerledigt geblieben, warum ist es unerledigt und wie kann ich es nächstes mal besser oder anders machen. Wie sieht der Plan für nächstes Monat aus und wie kann ich die gemachten Erfahrungen hier mit einplanen.

Selbstführungszyklus

Part des Fokus

Ich habe diese Woche nun bereits nach dem 60-40 Prinzip geplant, aber habe um ehrlich zu sein noch keine Zeit gefunden um meine 5 Hüte und deren Prioritäten aufzulisten.  Meine Woche hat nun fixe, eventuelle und freie Termine. Montagvormittag ist fixer freier Alissa-vormittag, was auch immer ich da mache, es ist meine Zeit und fix eingeplant. Habe ich zwei oder einen langen Termin, dann plane ich den Tag nicht mehr ins Detail. Ist von 10-17:00 Arbeit eingetragen, dann teile ich mir diese Zeit nochmals auf meine Projekte auf. Sollte ich die Zeit bei einem dieser überschreiten, dann gehe ich zum nächsten über. Ich plane nun nur noch in Kiesel und Brocken. Große Brocken die fix sind und kleine Kiesel, welche noch verändert werden können.

 

 

Ein Beispiel:

Dienstag

Vormittag – offen

11:00-12:00 Termin Consulting (Brocken und Fixtermin!)

dazwischen Kiesel

13:00 – 14:30 Mittagessen mit Julia  (Brocken, Fixtermin!)

15:00 Webinar, Kiesel, kann ich auch nachträglich anschauen 

17:00-18:30 Netzwerkveranstaltung (Brocken, Fixtermin!)

Dazwischen Kiesel, kann ich spontan entscheiden

20:00 – 20:30 Businesstelefonat (Brocken, Fixtermin!)

Alles danach ist Kiesel und unverplant

 

Das wars dann auch schon. Natürlich gab es in den zwei Tagen viele Randinfos zum Thema Zeitmanagement, vorallem zur Stressbewältigung und zur Fokussierung, sollte das auch noch jemanden interessieren, dann kann er/sie mich gerne kontaktieren und ich schreibe bei Gelegenheit einen extra Blogpost.

 

 

 

Fragen, Wünsche, Beschwerden können natürlich auch jederzeit an mich geschickt werden. Bis Anfang Mai wird jetzt aber wieder Ruhe einkehren, denn wie bereits angekündigt arbeite ich an der Umkonzeptionierung des Blogs und hab diesen Blogpost nur aufgrund eures Wunsches geschrieben 🙂

Danke für deine Zeit, für’s Lesen und bis bald

Alissa

 

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